Piketdienst geregeld via Teams, Excel of een wisseltelefoon? Dan ontstaat juist risico op het kritieke moment.
In veel gemeenten en overheidsorganisaties worden piketdiensten nog georganiseerd met Excel-roosters, Teams-berichten, mailboxafspraken of een doorschakeltelefoon. Dat gaat vaak goed, totdat er een wijziging is, iemand niet opneemt of er snel geschakeld moet worden bij een incident.
DutyFlow is software voor bereikbaarheids- en piketdiensten. Het geeft iedereen hetzelfde actuele overzicht, stuurt automatisch meldingen en zorgt dat opvolging doorloopt als iemand niet reageert volgens jullie afspraken.
Alle oproepmedewerkers bereikbaar onder één nummer
Optimale bereikbaarheid voor de beste uptime
Altijd weten wie er beschikbaar is
Automatische achterwacht
1.
Plannen
Richt teams, rollen en piketroosters in (bijv. OOV, crisisbeheersing, ICT, facilitaire dienst, buitendienst). Je werkt vanuit één centrale planning, wijzigingen zijn direct zichtbaar.
2.
Notificeren
DutyFlow informeert automatisch de juiste personen: dienstdoende medewerker, achterwacht en eventueel coördinator. Geen losse appjes, mailtjes of Teams-berichten meer.
3.
Escaleren & overzicht
Neemt iemand niet op? Dan kan DutyFlow volgens jullie escalatielijn doorschakelen naar achterwacht of volgende lijn. Je houdt overzicht op opvolging en kunt dit gebruiken voor evaluatie en procesverbetering.
Hoe organiseer je piketdienst binnen een gemeente?
Met één centrale planning, duidelijke rollen (primair/achterwacht) en vaste escalatieregels. DutyFlow ondersteunt dit met overzicht, notificaties en opvolging volgens afspraken.
Wat gebeurt er als de dienstdoende medewerker niet reageert?
DutyFlow belt eerst de achterwacht(en) en daarna het escalatienummer (bijv. een teamleider of coördinator) zodat opvolging doorloopt zonder handmatige belrondes.
Kunnen we werken met meerdere teams en rollen (OOV, ICT, buitendienst)?
Ja dat kan. Je kunt roosters en afspraken per team inrichten, met een centraal overzicht voor coördinatie.
Kunnen diensten worden geruild en blijft het rooster actueel?
Ja, medewerkers kunnen zelf onderling diensten ruilen en overnemen van elkaar. Zodra dit bevestigd is, wordt dit automatisch aangepast in het rooster.
Is dit geschikt voor crisisorganisatie/opschaling?
Ja, juist bij een crisisorganisatie helpt DutyFlow met bereikbaarheid, back-up en escalatie.
Ben je benieuwd wat DutyFlow voor jullie organisatie kan betekenen? Wij geven graag vrijblijvend een demo.
Plan een demo in