Gemeente Pijnacker-Nootdorp
In 2003 begon Aleid Boerman als adviseur crisisbeheersing voor de nieuwe fusie gemeente Pijnacker-Nootdorp. In ruim 20 jaar heeft de beleidsadviseur Openbare Orde en Veiligheid mede vormgegeven aan de enorme ontwikkeling die de gemeentelijke crisisorganisatie heeft doorgemaakt. Om piketdiensten beter te organiseren en de bereikbaarheid van collega’s te verbeteren, introduceerde Aleid DutyFlow van OrcaGroup.
Kun je iets vertellen over de aanleiding om met DutyFlow te gaan werken?
In het verleden werkten we voor de piketdiensten met allerlei lijstjes die in Excel werden bijgehouden. In veel gevallen werden deze vervolgens uitgeprint op kleine kaartjes en bijvoorbeeld in een portemonnee meegenomen. Op het moment dat er sprake was van een incident, keek je op het lijstje wie je nodig had en belde dat nummer. Dat zorgde voor veel gedoe. Er was veel onduidelijkheid over wie dienst had en het was moeilijk om mensen te bereiken. Als piketfunctionarissen niet goed bereikbaar zijn dan betekent dit een direct risico voor je crisismanagement proces. Bij de implementatie van het Regionale plan gemeentelijke crisisbeheersing ontdekte ik dat de gemeente Delft een app gebruikte om hun piketten te organiseren. Daarmee bleek dat de bekende problemen rond piket waren opgelost. Dit bleek DutyFlow te zijn. Uit het overleg met de collega in Delft concludeerde ik dat DutyFlow ook waardevol zou zijn voor onze gemeente.
Waarvoor gebruikt jullie gemeente DutyFlow?
Wij gebruiken DutyFlow o.a. voor de officier van dienst bevolkingszorg (OvD), het hoofd gemeentelijke taken (HGT) en de informatiecoördinator (ICO). In totaal worden op dit moment 6 piketfuncties georganiseerd via DutyFlow. Dat betekent dat alle lokale en regionale piketfuncties zoals genoemd in v het Regionale plan gemeentelijke crisisbeheersing zijn georganiseerd via DutyFlow.
Wat zijn de grootste voordelen van DutyFlow?
DutyFlow is voor onze gemeente echt een geschenk. In directe zin is ons piketproces beter geborgd: de bereikbaarheid van onze functionarissen is beter, wat bijdraagt aan een betere respons bij een crisissituatie. Door het bellen van één nummer wordt de beller direct met de juiste persoon doorverbonden. Voor collega’s is het fijn dat het (tijdelijk) overnemen van een dienst heel eenvoudig is.
In de praktijk merken we nog meer voordelen van DutyFlow. Bij de start van je dienst ontvang je van DutyFlow een herinnering. We merken dat mensen zich zo net even wat bewuster zijn van hun rol en verantwoordelijkheid. Verder zien we dat het systeem ook in de reguliere bedrijfsvoering wordt gebruikt. Zo is het erg makkelijk om in de app te zien wie er dienst heeft. Daarnaast wordt DutyFlow ook gebruikt voor afstemming tussen collega’s in de koude fase, wanneer er geen sprake is van een calamiteit.
Wat voegt DutyFlow volgens jou toe aan de verbetering van het crisismanagement proces?
Als gemeente zijn we gehouden aan behalen van bepaalde prestaties, deels op basis van afspraken binnen de veiligheidsregio en deels wettelijk bepaald. DutyFlow draagt hier direct aan bij. In de reguliere bedrijfsvoering zorgt het voor een eenvoudiger en efficiënter piketproces en in geval van een incident verbetert het de bereikbaarheid van en afstemming met de collega’s van Pijnacker-Nootdorp. Op die manier helpt DutyFlow bij het beperken van de effecten bij een incident.
Meer informatie over het Regionaal plan gemeentelijke crisisbeheersing vind je hier.