Gemeente Pijnacker-Nootdorp

In 2003 begon Aleid Boerman als adviseur crisisbeheersing voor de nieuwe fusie gemeente Pijnacker-Nootdorp. In ruim 20 jaar heeft de beleidsadviseur Openbare Orde en Veiligheid mede vormgegeven aan de enorme ontwikkeling die de gemeentelijke crisisorganisatie heeft doorgemaakt. Om piketdiensten beter te organiseren en de bereikbaarheid van collega’s te verbeteren, introduceerde Aleid DutyFlow van OrcaGroup.

Kun je iets vertellen over de aanleiding om met DutyFlow te gaan werken?

In het verleden werkten we voor de piketdiensten met allerlei lijstjes die in Excel werden bijgehouden. In veel gevallen werden deze vervolgens uitgeprint op kleine kaartjes en bijvoorbeeld in een portemonnee meegenomen. Op het moment dat er sprake was van een incident, keek je op het lijstje wie je nodig had en belde dat nummer. Dat zorgde voor veel gedoe. Er was veel onduidelijkheid over wie dienst had en het was moeilijk om mensen te bereiken. Als piketfunctionarissen niet goed bereikbaar zijn dan betekent dit een direct risico voor je crisismanagement proces. Bij de implementatie van het Regionale plan gemeentelijke crisisbeheersing ontdekte ik dat de gemeente Delft een app gebruikte om hun piketten te organiseren. Daarmee bleek dat de bekende problemen rond piket waren opgelost. Dit bleek DutyFlow te zijn. Uit het overleg met de collega in Delft concludeerde ik dat DutyFlow ook waardevol zou zijn voor onze gemeente.

Waarvoor gebruikt jullie gemeente DutyFlow?

Wij gebruiken DutyFlow o.a. voor de officier van dienst bevolkingszorg (OvD), het hoofd gemeentelijke taken (HGT) en de informatiecoördinator (ICO). In totaal worden op dit moment 6 piketfuncties georganiseerd via DutyFlow. Dat betekent dat alle lokale en regionale piketfuncties zoals genoemd in v het Regionale plan gemeentelijke crisisbeheersing zijn georganiseerd via DutyFlow.

Wat zijn de grootste voordelen van DutyFlow?

DutyFlow is voor onze gemeente echt een geschenk. In directe zin is ons piketproces beter geborgd: de bereikbaarheid van onze functionarissen is beter, wat bijdraagt aan een betere respons bij een crisissituatie. Door het bellen van één nummer wordt de beller direct met de juiste persoon doorverbonden. Voor collega’s is het fijn dat het (tijdelijk) overnemen van een dienst heel eenvoudig is.

In de praktijk merken we nog meer voordelen van DutyFlow. Bij de start van je dienst ontvang je van DutyFlow een herinnering. We merken dat mensen zich zo net even wat bewuster zijn van hun rol en verantwoordelijkheid. Verder zien we dat het systeem ook in de reguliere bedrijfsvoering wordt gebruikt. Zo is het erg makkelijk om in de app te zien wie er dienst heeft. Daarnaast wordt DutyFlow ook gebruikt voor afstemming tussen collega’s in de koude fase, wanneer er geen sprake is van een calamiteit.

Wat voegt DutyFlow volgens jou toe aan de verbetering van het crisismanagement proces?

Als gemeente zijn we gehouden aan behalen van bepaalde prestaties, deels op basis van afspraken binnen de veiligheidsregio en deels wettelijk bepaald. DutyFlow draagt hier direct aan bij. In de reguliere bedrijfsvoering zorgt het voor een eenvoudiger en efficiënter piketproces en in geval van een incident verbetert het de bereikbaarheid van en afstemming met de collega’s van Pijnacker-Nootdorp. Op die manier helpt DutyFlow bij het beperken van de effecten bij een incident.

Meer informatie over het Regionaal plan gemeentelijke crisisbeheersing vind je hier.

“Omdat we wekelijks testen, weten we zeker dat het proces werkt wanneer het erop aankomt.”

Sinds anderhalf jaar borgt Zeeland Refinery de crisis- en piketorganisatie met iTelAlert en DutyFlow. iTelAlert wordt gebruikt voor de directe alarmering en opschaling bij incidenten zoals brand, lekkage of arbeidsongevallen. DutyFlow ondersteunt de piketdienst (call-out).

Omdat ernstige incidenten gelukkig zelden voorkomen, voert Zeeland Refinery wekelijks een test uit. Daarmee leven de processen binnen de crisisorganisatie en blijven ze scherp voor het moment dat er echt iets gebeurt. De samenwerking tussen iTelAlert en DutyFlow zorgt ervoor dat de juiste personen worden opgeroepen in tijden van nood.

Zeeland Refinery was erg te spreken over de implementatie en de praktische, duidelijke overdacht. Samen met de implementatie consultant van OrcaGroup is een breed aantal scenario’s ingericht met verschillende urgentieniveau’s en opschalingsroutes. Naast de bewaking, brandweer en crisismanagers, heeft Zeeland Refinery een zeer grote groep met vrije instroom. Dit zijn medewerkers buiten dienst die zich vrijwillig beschikbaar stellen om tijdens een incident te ondersteunen. Dit vergroot de operationele slagkracht, zorgt ervoor dat Zeeland Refinery een betrouwbaar en geteste crisisorganisatie heeft en waarbij snel de juiste personen worden bereikt en de inzet snel kan worden opgeschaald.

Kabelnoord maakt al een aantal jaar gebruik van DutyFlow voor de storingsdienst van de monteurs. DutyFlow biedt een eenvoudige en betrouwbare manier om bereikbaarheid te borgen. DutyFlow zorgt ervoor dat monteurs de mogelijkheid hebben om diensten onderling te ruilen. Daarmee worden wijzigingen sneller verwerkt en blijft de planning actueel.

De verantwoordelijke planner binnen Kabelnoord vertelt: ‘Als planner richt ik in DutyFlow de storingsdienstplanning in. Het systeem is eenvoudig in gebruik en betrouwbaar. Ik zet de planning voor een heel jaar klaar en daarna kunnen monteurs zelf onderling ruilen. Dat scheelt gedoe en zo weten we zeker dat er altijd iemand bereikbaar is. Door de eenvoud en betrouwbaarheid is DutyFlow voor Kabelnoord een passende oplossing voor de storingsdienst.’

Bij de Veiligheidsregio Flevoland & Gooi en Vechtstreek speelt snelle en foutloze informatie-uitwisseling een cruciale rol in de Crisisbeheersing. Erwin van Biezen, dossierhouder crisisbeheersing en functioneel beheerder van het crisisalarmeringssysteem, regisseert deze processen met energie en vakmanschap. In een omgeving die continu in beweging is, fungeert hij als verbindende schakel tussen techniek, processen en de verschillende betrokken organisaties.

Toen de Veiligheidsregio Flevoland & Gooi en Vechtstreek de overstap maakte naar iTelAlert en DutyFlow bracht dit een nieuwe manier van werken met zich mee. Hoewel de logica herkenbaar bleef, vereiste het systeem een andere benadering. ‘Tijdens de implementatie is er uitgebreid getest: We hebben zo’n 376 ingerichte scenario’s binnen de hele crisisorganisatie en deze moesten één voor één worden doorgelopen. Dankzij deze grondige testperiode is het systeem tot in de puntjes ingeregeld en kan de regio volledig vertrouwen op de alarmerings- en communicatiestromen.’

Met iTelAlert worden crisisscenario’s automatisch opgestart zodra een incident in de meldkamer wordt gealarmeerd. De koppeling met de meldkamer zorgt voor directe actie zonder tussenstappen. Omdat P2000 openbaar is en iTelAlert niet, gebruikt de Veiligheidsregio iTelAlert ook voor interne communicatie bij gevoelige of impactvolle incidenten, zoals bij het inschakelen van het TCO (Team Collegiale Opvang) Brandweer

Een belangrijk onderdeel van de crisisorganisatie zijn de piket- en bereikbaarheidsdiensten. DutyFlow maakt het mogelijk om te bellen naar een dienst in plaats van naar een specifiek persoon. De Calamiteiten Coördinator van de meldkamer kan besluiten om via iTelAlert te alarmeren en daarmee direct een passend scenario te activeren. Dit zorgt voor continuïteit, duidelijkheid en bereikbaarheid.

De samenwerking tussen de Veiligheidsregio, de Landelijke Meldkamer Samenwerking (LMS), en OrcaGroup wordt door Erwin als bijzonder positief ervaren. Het periodieke overleg tussen de functioneel beheerders zorgt voor heldere communicatie en snelle afstemming. Dankzij iTelAlert en Dutyflow beschikt de Veiligheidsregio over een eenvoudig, logisch en uitermate betrouwbaar crisisalarmerings- en communicatiesysteem.